Dokumente gehen regelmäßig raus
Auskünfte, Einsichten, Audit-Nachweise: Nicht die eine Ausnahme ist das Problem, sondern der laufende Betrieb. Jede Weitergabe verlangt denselben Blick auf jede Seite — und der wiederholt sich Woche für Woche.
Datenschutzteams · Compliance · Lokale Verarbeitung
Personenbezogene Daten vor der Weitergabe entfernen.
Auskunftsersuchen, Akteneinsichten, Audit-Unterlagen, interne Untersuchungen: Sobald Dokumente das Haus verlassen, müssen personenbezogene Daten vorher raus. Datenmaske erkennt sie lokal auf Ihrem Windows-Rechner, Sie prüfen jeden Treffer, und der Export entfernt die bestätigten Inhalte dauerhaft.
Keine Kreditkarte · Lokale Verarbeitung · Windows
Was Schwärzen im Datenschutzalltag aufwendig macht.
Daten Dritter im eigenen Bestand
Eine Akte enthält selten nur die Daten einer Person. Wer auf ein Auskunftsersuchen antwortet oder Einsicht gewährt, stößt auf Angaben weiterer Personen — etwa zu Kolleginnen und Kollegen, Kunden oder Unbeteiligten.
Verantwortung, die sich nicht delegieren lässt
Was geschwärzt werden muss, ist im Einzelfall eine rechtliche Einschätzung. Ein Werkzeug, das sie stillschweigend trifft, verlagert die Verantwortung nur — abnehmen kann sie niemand.
Datenmaske ist für genau diesen Alltag gebaut — die Funktionsweise steht im Überblick unter Schwärzungssoftware. Wer eher gelegentlich ein einzelnes Dokument anonymisieren will, findet das Vorgehen unter Dokumente anonymisieren.
Vom Dokument zur entpersonalisierten Kopie — in fünf Schritten.
- 01
Dokument öffnen
Akte, Vermerk oder Auszug in Datenmaske öffnen. Das Dokument bleibt auf dem Windows-Rechner.
- 02
Erkennen
Die Erkennung erfolgt lokal: Namen, Adressen, Geburtsdaten, IBANen und weitere personenbezogene Daten werden im gesamten Dokument markiert — Scans vorher per lokaler Texterkennung.
- 03
Prüfen
Jede Fundstelle erscheint, bevor irgendetwas entfernt wird. Sie bestätigen die Treffer, verwerfen sie oder ergänzen eigene Markierungen — die Entscheidung fällt bei Ihnen, nicht in der Software.
- 04
Schwärzen
Bestätigte Stellen werden aus dem Dokument entfernt, nicht überdeckt.
- 05
Exportieren
Vor dem Export prüft Datenmaske die Ausgabedatei erneut. Die geschwärzte Fassung entsteht erst, wenn diese Prüfung keine Lücke mehr findet.
Wo Datenschutzteams schwärzen.
Auskunftsersuchen
Antworten nach Art. 15 DSGVO ziehen Unterlagen nach, in denen auch Daten weiterer Personen stehen. Die Erkennung markiert personenbezogene Stellen im ganzen Dokument — unabhängig davon, wem sie gehören.
Mehr zur DSGVO-Schwärzung →Akteneinsicht
Wer Akten zur Einsicht bereitstellt, gibt sie nicht bedingungslos frei: Angaben zu Unbeteiligten gehören nicht in jede Hand. Auch hier gilt der Ablauf finden, prüfen, entfernen.
Audits und Nachweise
Nachweise für Prüfer und Auditoren enthalten häufig mehr Personenbezug, als der Prüfauftrag verlangt. Die Schwärzung hält den Nachweis brauchbar, ohne dabei alles preiszugeben, was nicht gefragt war.
Interne Untersuchungen
Bei Verdachtsfällen fließen Personalakten, E-Mails und Vermerke in eine Bearbeitung zusammen. Was intern geklärt wird, verlässt das Haus nur geschwärzt.
Meldestellen
Eingänge an internen Meldestellen betreffen Hinweisgeber und die im Hinweis Genannten. Beide Identitäten verdienen Schutz, solange die Bearbeitung läuft und darüber hinaus.
Die Software findet. Ihr Team entscheidet.
Datenmaske trifft keine rechtliche Entscheidung. Die Erkennung schlägt personenbezogene Stellen vor, und jede Fundstelle wird vor der Schwärzung angezeigt — bestätigen, verwerfen, ergänzen. Was im Einzelfall geschwärzt werden muss, bleibt die Einschätzung der Verantwortlichen.
Für Datenschutzbeauftragte ist diese Trennung der springende Punkt: Das Werkzeug übernimmt die Vollständigkeit beim Durchsuchen, der Mensch behält die letzte Entscheidung. Was personenbezogene Daten im Einzelnen umfassen und wie Schwärzung und Datenschutzrecht zusammenhängen, beschreiben wir unter personenbezogene Daten schwärzen und Schwärzen und DSGVO.
Lokal statt Cloud-Upload.
Verarbeitung, Texterkennung und Schwärzung laufen auf dem Windows-Arbeitsplatz; Dokumentinhalte verlassen das Gerät nicht. Für Untersuchungs- und Personalunterlagen eine Frage der Vertraulichkeit — und überall dort, wo im Haus Berufsgeheimnisträger arbeiten, ist lokale Verarbeitung nach § 203 StGB ohnehin Voraussetzung. Die Pflichten dazu stehen unter § 203 StGB im Detail.
Häufige Fragen aus Datenschutzteams.
Trifft Datenmaske die Entscheidung, was geschwärzt werden muss? +
Nein — und das ist gewollt. Die Software findet personenbezogene Stellen und stellt sie zur Prüfung dar; ob eine Stelle im konkreten Fall geschwärzt wird, entscheiden Sie. Datenmaske nimmt die rechtliche Bewertung nicht ab — wohl aber die Sucharbeit davor.
Wie behandeln wir Daten Dritter in Auskunftsersuchen? +
Die Erkennung markiert personenbezogene Daten unabhängig davon, welcher Person sie zuzuordnen sind — auch Angaben zu Dritten erscheinen als Treffer und werden vor der Antwort geprüft. Wie Auskunftsrecht und Schwärzung zusammenhängen, beschreiben wir im Detail unter Schwärzen und DSGVO.
Mehr zur DSGVO-Schwärzung →Bleiben unsere Dokumente auf dem eigenen Rechner? +
Ja. Datenmaske verarbeitet Dokumente lokal auf dem Windows-Arbeitsplatz — Erkennung, Texterkennung und Schwärzung inklusive. Es gibt keinen Cloud-Upload zur Verarbeitung; die Dokumentinhalte verlassen das Gerät nicht.
Können wir Akten für Einsichtsanträge vorbereiten? +
Ja. Schwärzen ist bei Akteneinsichten das übliche Mittel, wenn Daten Unbeteiligter betroffen sind. Worauf es dabei ankommt — vom Finden der Stellen bis zur prüfbaren Ausgabe — beschreibt unser Ratgeber zur Akteneinsicht.
Ratgeber: Akteneinsicht schwärzen →Welche Daten erkennt Datenmaske? +
Namen, Adressen, Geburtsdaten, IBANen und weitere personenbezogene Daten; gescannte Seiten werden vorher lokal per Texterkennung lesbar gemacht. Was personenbezogene Daten im Einzelnen umfassen und was Schwärzen hier leistet, steht im Überblick unter personenbezogene Daten schwärzen.
Mehr zu personenbezogenen Daten →Weitergeben, ohne Daten mitzugeben.
Datenmaske findet personenbezogene Daten vor der Weitergabe — lokal auf Ihrem Windows-Rechner, vollständig und zur Prüfung vorgelegt. Sieben Tage kostenlos.
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