Auskunftsersuchen
Wer Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangt, hat Anspruch auf seine eigenen Daten. Was in den Unterlagen von anderen Personen steht, geht den Empfänger nichts an — und wird geschwärzt, bevor die Auskunft rausgeht.
Personenbezogene Daten · DSGVO · Lokale Verarbeitung
Personenbezogene Daten schwärzen, bevor Dokumente weitergehen.
Ein Auskunftsersuchen betrifft eine Person — die Akte dahinter enthält viele: Angehörige, Mitarbeitende, andere Mandanten, andere Patienten. Diese personenbezogenen Daten dürfen nicht mit aus der Datei wandern. Datenmaske findet sie über das ganze Dokument, Sie ordnen jeden Treffer zu, und der Export wird geprüft, bevor er rausgeht.
Keine Kreditkarte · Lokale Verarbeitung · Windows
Drei Fälle, in denen geschwärzt wird.
Akteneinsicht
Bei Einsicht in Akten und bei der Weitergabe an Behörden, Gerichte oder Versicherungen gilt derselbe Schnitt: Herausgegeben wird, was der Empfänger wissen darf — nicht die gesamte Kartei.
Weitergabe im Alltag
Unterlagen aus Personalakten, Patientenakten oder Projektordnern enthalten fast immer mehr personenbezogene Daten, als die nächste Stelle braucht. Auch hier entscheidet der Zweck, nicht die Datei.
Welche Daten im Einzelnen weg müssen, hängt vom Anlass ab — der Ratgeber „Welche Daten muss man schwärzen?“ geht die Kategorien durch. Die rechtlichen Grundlagen behandeln wir unter DSGVO und Schwärzung, die Praxis der Einsicht im Ratgeber „Akteneinsicht schwärzen“.
Von der Unterlage zur geschwärzten Fassung — fünf Schritte.
- 01
Unterlage öffnen
Akte, Auszug oder Vertrag in Datenmaske öffnen — auf Ihrem Windows-Rechner, ohne Upload.
- 02
Daten erkennen
Personenbezogene Daten im gesamten Dokument werden markiert: Namen, Adressen, Geburtsdaten, IBANen und weitere Fundstellen.
- 03
Zuordnen prüfen
Der entscheidende Schritt: Gehört die Fundstelle zur Person mit Anspruch auf das Dokument — oder zu einem Dritten?
- 04
Schwärzen
Was nicht an den Empfänger gehören soll, wird aus der Kopie entfernt — dauerhaft, nicht überdeckt.
- 05
Prüfen und ausgeben
Der Export wird noch einmal kontrolliert; erst dann geht die geschwärzte Fassung raus.
Auskunft geben heißt auswählen.
Die anfragende Person hat Anspruch auf ihre Daten — die Daten anderer Beteiligter bleiben draußen. Diese Auswahl von Hand über viele Seiten zu treffen, ist die eigentliche Arbeit hinter jeder Auskunft und jeder Einsicht. Datenmaske macht daraus eine Prüfliste: Die Fundstellen stehen da, Sie ordnen sie zu.
In der Praxis sitzen dahinter Datenschutzteams, Kanzleien und Verwaltungen — überall dort, wo Auskünfte und Akteneinsichten zum Tagesgeschäft gehören.
Datenminimierung als Standard.
Die DSGVO kennt das Prinzip der Datenminimierung: weitergegeben wird, was für den Zweck nötig ist. Die geschwärzte Kopie setzt dieses Prinzip für Dokumente um — und der geprüfte Export sorgt dafür, dass die Auswahl hält. Wie die Prüfung funktioniert, lesen Sie unter Echte Schwärzung.
Häufige Fragen zum Schwärzen personenbezogener Daten.
Welche personenbezogenen Daten muss ich schwärzen? +
Alles, was sich auf eine identifizierbare Person bezieht und dem Empfänger nicht zusteht: Namen, Adressen, Geburtsdaten, Kontodaten, Kunden- und Versichertennummern — im Zweifel auch Kombinationen einzelner, für sich genommen harmloser Angaben. Welche Kategorien im Spiel sind, hängt vom Anlass ab; unser Ratgeber geht die Fälle durch.
Ratgeber: Welche Daten muss man schwärzen? →Müssen Daten Dritter aus einer Auskunft entfernt werden? +
In der Regel ja. Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO betrifft die anfragende Person — Angaben über andere Betroffene stehen ihr nicht ohne Weiteres zu. Wie weit die Auskunft deshalb eingeschränkt werden darf, hängt vom Einzelfall ab; die Grundlagen dazu behandeln wir unter DSGVO und Schwärzung.
DSGVO und Schwärzung →Was gilt überhaupt als personenbezogen? +
Jede Information, die sich auf eine bestimmbare Person beziehen lässt — vom Namen und der Adresse bis zur Kombination einzelner Merkmale, die zusammen eine Person erkennbar machen. Deshalb lohnt am Ende ein Blick auf den verbliebenen Kontext, nicht nur auf die markierten Treffer.
Wie erkennt Software personenbezogene Daten? +
Über Muster mit fester Gestalt — etwa IBANen und Geburtsdaten — und über sprachliche Fundstellen wie Namen und Adressen. Das Ergebnis ist eine Liste von Vorschlägen mit Kontext; die Entscheidung, was geschwärzt wird, bleibt bei Ihnen.
Was bleibt nach der Schwärzung im Dokument? +
Alles, was zur berechtigten Person und zum Zweck der Weitergabe gehört. Die geschwärzte Kopie ist die Fassung, die den Schreibtisch verlässt; das Original bleibt unverändert erhalten — etwa für den eigenen Bestand oder die nächste Anfrage.
Auskunft geben, ohne Fremddaten mitzugeben.
Datenmaske erkennt personenbezogene Daten im ganzen Dokument — Sie ordnen die Treffer zu, der Export wird geprüft. Sieben Tage kostenlos auf Ihrem Windows-Rechner.