Steuerkanzleien · § 203 StGB · Lokale Verarbeitung
In der Steuerkanzlei gehen regelmäßig Dokumente an Dritte, obwohl sie mehr enthalten, als der Empfänger sehen darf: Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Verträge, Prüfungsakten. Datenmaske erkennt die personenbezogenen Stellen automatisch, Sie prüfen die Treffer, und der Export entfernt die bestätigten Inhalte dauerhaft — lokal auf Ihrem Windows-Rechner.
Keine Kreditkarte · Lokale Verarbeitung · Windows
Auszüge für Finanzierungen und Gutachten, Unterlagen für Betriebsprüfungen, Vertragspakete für Unternehmensverkäufe: Dieselben Dokumentarten kehren bei jedem Mandat wieder. Was heute geschwärzt wurde, steht morgen wieder auf dem Tisch — mit anderen Namen.
Kontoauszüge und Lohnlisten führen Beträge auf, die der Empfänger braucht — und daneben Name, Anschrift und Kontoverbindung, die er nicht braucht. Wer beides sauber trennen muss, arbeitet sich Zeile für Zeile durch.
Finanzamt, Bank, Gutachter, Käufer: Je nachdem, an wen eine Unterlage geht, darf unterschiedlich viel darin stehen. Die Schwärzung eines Vorgangs lässt sich selten unverändert für den nächsten verwenden.
Die Funktionsweise der Software im Überblick — erkennen, prüfen, dauerhaft entfernen — steht unter Schwärzungssoftware. Für Rechtsanwaltskanzleien mit anderen Dokumenttypen gibt es eine eigene Seite.
Kontoauszug, Lohnliste oder Vertrag in Datenmaske öffnen — PDF oder Scan, alles weitere läuft auf Ihrem Windows-Rechner.
Die Erkennung erfolgt lokal: Namen, Adressen, Geburtsdaten, IBANen und weitere personenbezogene Daten werden im Dokument markiert.
Vor jeder Schwärzung sehen Sie die Vorschläge: bestätigen, verwerfen oder selbst ergänzen. Was geschwärzt wird, entscheiden Sie.
Die bestätigten Inhalte werden aus der Datei entfernt — nicht überdeckt.
Vor dem Export prüft Datenmaske die Ausgabedatei erneut. Nur was diese Prüfung besteht, verlässt den Rechner als geschwärztes PDF.
Der Klassiker: Beträge, die der Empfänger prüfen soll, und daneben die Kontodaten des Mandanten. Datenmaske markiert die personenbezogenen Stellen, die Buchungen bleiben lesbar.
Ratgeber: Kontoauszug schwärzen und DSGVO →Lohnabrechnungen bündeln Namen, Anschriften und Kontoverbindungen auf einer Seite. Wer mehrere Mandanten für eine Ausgabe vorbereitet, prüft dieselben Stellen immer wieder — genau diese Wiederholung nimmt die Erkennung ab.
Erklärungen, Bescheide, Anlagen und Nachweise tragen Personenbezug über mehrere Seiten verteilt. Die Erkennung arbeitet das gesamte Dokument ab, nicht nur die erste Seite.
Arbeits-, Gesellschafts- und Mandatsverträge nennen Personen, die für den Empfänger einer Kopie ohne Bedeutung sind. Auch hier gilt: gefunden, geprüft, erst dann entfernt.
Für Betriebsprüfungen, Gutachten oder Käufer eines Unternehmens werden ganze Akten zusammengestellt — mit mehr Personenbezug, als der Empfänger für seinen Zweck benötigt.
Auch Mandanten selbst müssen gelegentlich schwärzen — etwa wenn Kontoauszüge ans Jobcenter gehen. Unsere Anleitung dazu gibt es unter Kontoauszug fürs Jobcenter schwärzen — auch ohne Software lesbar.
Steuerberater unterliegen dem Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Mandantenunterlagen in einen fremden Cloud-Dienst zu laden, verträgt sich mit dieser Pflicht nur unter Bedingungen, die niemand gern prüft. Datenmaske umgeht die Frage: Verarbeitung, Texterkennung und Schwärzung laufen vollständig auf dem Windows-Arbeitsplatz — die Inhalte verlassen das Gerät nicht.
Wie eine Schwärzung beschaffen sein muss, damit sie dem Kopieren und Suchen standhält, steht unter Echte Schwärzung.
Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch für die Mittel, mit denen Mandantendaten bearbeitet werden. Ein Werkzeug, das Dokumente zur Verarbeitung versendet, gibt Inhalte weiter — eines, das lokal arbeitet, nicht. Die Pflichten im Einzelnen haben wir unter § 203 StGB zusammengestellt.
In einen Cloud-Dienst ohne Rechtsgrundlage: besser nicht. Datenmaske läuft anders — Verarbeitung, Texterkennung und Schwärzung erfolgen lokal auf dem Windows-Rechner, die Dokumentinhalte verlassen das Gerät nicht. Als Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB vermeiden Sie so die Frage, was mit den Inhalten auf dem Weg passiert.
§ 203 StGB im Detail →Diese Frage können und wollen wir als Softwarehersteller nicht beantworten: Was im Einzelfall geschwärzt werden darf, hängt von Mitwirkungspflichten, Empfänger und Zweck der Prüfung ab und gehört rechtlich geprüft. Datenmaske übernimmt den anderen Teil — sie findet die personenbezogenen Stellen und stellt sie zur Prüfung dar. Die Entscheidung trifft die Kanzlei.
Ratgeber: Kontoauszug schwärzen und DSGVO →Ja. Gescannte Seiten werden auf dem eigenen Rechner lesbar gemacht, bevor die Erkennung läuft — auch diese Texterkennung bleibt lokal. Ob Mandantenunterlagen als PDF oder als Scan vorliegen: beides läuft im selben Ablauf.
Bestätigte Stellen werden aus dem PDF-Inhalt entfernt, nicht überdeckt. Anschließend öffnet Datenmaske die Ausgabedatei erneut und prüft sie — findet diese Prüfung noch eine der bestätigten Stellen, wird der Export verweigert. Erst danach ist das Dokument dauerhaft geschwärzt.
IBANen zählen zu den erkannten personenbezogenen Daten und werden wie Namen und Adressen als Treffer zur Prüfung vorgelegt. Was von offen gelassenen Kontodaten ausgehen kann und warum Schwärzen mehr ist als ein schwarzes Kästchen, beschreibt unser Ratgeber zum IBAN-Schwärzen.
Ratgeber: IBAN in PDFs schwärzen →Datenmaske erkennt personenbezogene Stellen in Kontoauszügen, Lohn- und Steuerunterlagen — Sie prüfen die Treffer und geben eine dauerhaft geschwärzte Kopie weiter. Sieben Tage kostenlos, auf Ihrem Windows-Rechner.
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