Personalausweis-Kopie schwärzen: Diese Daten dürfen weg
Eine Kopie des Personalausweises enthält deutlich mehr Informationen, als für viele Identitätsprüfungen benötigt werden. Wer sie ungeschwärzt verschickt, gibt neben Name und Anschrift häufig Seriennummer, Zugangsnummer, Lichtbild und persönliche Merkmale weiter. Das ist nicht automatisch erforderlich. Der Grundsatz der Datenminimierung gilt auch für Ausweiskopien.
Wann ist eine Ausweiskopie zulässig?
Der BfDI erklärt zum Personalausweis, dass zunächst geprüft werden muss, ob die bloße Vorlage des Ausweises und ein Vermerk wie „Personalausweis hat vorgelegen“ genügen. Eine Kopie darf nicht zum Standard werden, wenn ein milderes Mittel denselben Zweck erfüllt.
Wird eine Kopie benötigt, muss sie mit Zustimmung des Ausweisinhabers erstellt, als Kopie erkennbar und auf den Identifikationszweck beschränkt sein. Der Empfänger muss sie vernichten, sobald der Zweck erreicht ist. Betroffene sind auf Schwärzungsmöglichkeiten hinzuweisen.
Welche Daten dürfen geschwärzt werden?
Es gibt keine universelle Liste für jeden Zweck. Maßstab ist immer: Welche Angaben werden für die konkrete Identitätsprüfung benötigt? Der BfDI nennt insbesondere die aufgedruckte Zugangsnummer und die Seriennummer als Daten, die aus Gründen der Datensparsamkeit geschwärzt werden können.
Bei bestimmten Auskunfts- oder Beschwerdeverfahren können nach einer BfDI-Stellungnahme zusätzlich Lichtbild, maschinenlesbare Zone, Größe und Augenfarbe nicht erforderlich sein. Das ist jedoch vom jeweiligen Zweck abhängig.
- Häufig erforderlich: Name, Geburtsdatum und ggf. Anschrift.
- Häufig nicht erforderlich: Zugangsnummer, Seriennummer und maschinenlesbare Zone.
- Zweckabhängig: Lichtbild, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe und Unterschrift.
Kopie eindeutig kennzeichnen
Eine Ausweiskopie muss dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Ergänzen Sie eine sichtbare Zweckbindung, zum Beispiel „Kopie nur zur Identitätsprüfung bei [Empfänger], Datum“. Platzieren Sie den Hinweis so, dass er nicht ohne Weiteres abgeschnitten werden kann, aber die benötigten Daten lesbar bleiben.
Sicher schwärzen und versenden
Ein schwarzer Balken in einer PDF-Datei kann reversibel sein. Entfernen Sie die Daten irreversibel und kontrollieren Sie die fertige Datei. Der BfDI rät zudem davon ab, Ausweiskopien per unverschlüsselter E-Mail zu versenden. Nutzen Sie, wenn möglich, ein verschlüsseltes Upload-Portal oder einen anderen geschützten Übertragungsweg.
- Zweck und Empfänger schriftlich klären.
- Nur die erforderlichen Vorder- oder Rückseiten verwenden.
- Nicht erforderliche Daten irreversibel schwärzen.
- Kopie mit Zweck, Empfänger und Datum kennzeichnen.
- Export prüfen und sicher übermitteln.
Mit dem kostenlosen Dokumentencheck lassen sich personenbezogene Angaben im PDF finden. Die Entscheidung über erforderliche Ausweisdaten muss anschließend bewusst und zweckbezogen getroffen werden.
Fazit
Eine Ausweiskopie ist kein Blankoscheck zur Datenerhebung. Prüfen Sie zuerst, ob Vorzeigen genügt. Wenn eine Kopie erforderlich ist, schwärzen Sie alle nicht benötigten Angaben, kennzeichnen Sie die Kopie eindeutig und wählen Sie einen sicheren Versandweg.
FAQ
Darf ich die Seriennummer auf der Ausweiskopie schwärzen?
Ja, wenn sie für den konkreten Identifikationszweck nicht erforderlich ist. Der BfDI nennt Seriennummer und Zugangsnummer ausdrücklich als typische Schwärzungskandidaten.
Darf ich das Foto schwärzen?
Das hängt vom Zweck ab. Bei Verfahren, in denen das Foto nicht zur Identitätsfeststellung benötigt wird, kann es geschwärzt werden. Klären Sie, welche Merkmale der Empfänger tatsächlich benötigt.
Muss eine Ausweiskopie als Kopie markiert sein?
Ja. Nach den Hinweisen des BfDI muss die Ablichtung eindeutig und dauerhaft erkennen lassen, dass es sich um eine Kopie handelt.
Kann ich eine Ausweiskopie per E-Mail senden?
Eine unverschlüsselte E-Mail ist für Ausweisdaten kein geeigneter Standardweg. Bevorzugen Sie ein geschütztes Upload-Portal oder eine verschlüsselte Übertragung.