Redactar la copia del documento de identidad: estos datos pueden eliminarse

Una copia del Personalausweis (documento de identidad alemán) contiene claramente más información de la que necesitan muchas comprobaciones de identidad. Quien la envía sin redactar transmite, además del nombre y el domicilio, con frecuencia el número de serie, el número de acceso, la fotografía y rasgos personales. Eso no es automáticamente necesario. El principio de minimización de datos se aplica también a las copias de documentos de identidad.

¿Cuándo es admisible una copia del documento de identidad?

El BfDI explica respecto al Personalausweis que debe comprobarse en primer lugar si basta la simple presentación del documento y una nota como "Personalausweis hat vorgelegen" (se ha presentado el documento de identidad). Una copia no debe convertirse en el estándar cuando un medio menos gravoso cumple la misma finalidad.

Si se necesita una copia, debe crearse con el consentimiento del titular, ser reconocible como copia y quedar limitada a la finalidad de identificación. El destinatario debe destruirla en cuanto se alcance la finalidad. Debe informarse a los afectados sobre las posibilidades de redacción.

¿Qué datos pueden redactarse?

No existe una lista universal para cada finalidad. La referencia es siempre: ¿qué datos se necesitan para la comprobación de identidad concreta? El BfDI menciona en particular el número de acceso impreso y el número de serie como datos que, por economía de datos, pueden redactarse.

En determinados procedimientos de información o de queja pueden además no ser necesarios, según un dictamen del BfDI, la fotografía, la zona legible por máquina, la estatura y el color de ojos. Esto depende, no obstante, de la finalidad respectiva.

• Con frecuencia necesarios: nombre, fecha de nacimiento y, en su caso, domicilio.
• Con frecuencia no necesarios: número de acceso, número de serie y zona legible por máquina.
• Según la finalidad: fotografía, nacionalidad, estatura, color de ojos y firma.

Marcar la copia de forma inequívoca

Una copia del documento de identidad debe ser reconocible de forma duradera como copia. Añada una vinculación visible a la finalidad, por ejemplo "Copia solo para la comprobación de identidad ante [destinatario], fecha". Coloque la nota de modo que no pueda recortarse sin más y de modo que los datos necesarios sigan siendo legibles.

Redactar y enviar de forma segura

Una barra negra en un archivo PDF puede ser reversible. Elimine los datos de forma irreversible y controle el archivo terminado. El BfDI desaconseja además enviar copias del documento de identidad por correo electrónico sin cifrar. Utilice, si es posible, un portal de carga cifrado u otra vía de transmisión protegida.

1. Aclarar por escrito la finalidad y el destinatario.
2. Utilizar solo las caras delantera o trasera necesarias.
3. Redactar de forma irreversible los datos no necesarios.
4. Marcar la copia con finalidad, destinatario y fecha.
5. Comprobar la exportación y transmitirla de forma segura.

Con la comprobación gratuita de documentos pueden localizarse datos personales en el PDF. La decisión sobre qué datos del documento son necesarios debe tomarse después de forma consciente y orientada a la finalidad.

Conclusión

Una copia del documento de identidad no es un cheque en blanco para la recogida de datos. Compruebe primero si basta con mostrar el documento. Si es necesaria una copia, redacte todos los datos no necesarios, marque la copia de forma inequívoca y elija una vía de envío segura.